Ön muhasebe; işletmenin günlük para ve belge akışını görünür tutmaya yardımcı olan satış, satın alma, cari hesap, tahsilat, ödeme ve kasa kayıtlarının düzenidir. Amaç, hangi müşteriden ne kadar alacak bulunduğunu, hangi tedarikçiye ödeme yapılacağını ve işletmenin günlük hareketlerini gecikmeden görebilmektir.
Satış veya satın alma belgesi ticari işlemi gösterir; tahsilat ve ödeme ise para hareketini gösterir. Bu iki kaydın aynı gün oluşması mümkündür, ancak ayrı izlenmesi hangi belgenin açık kaldığını anlamayı kolaylaştırır.
Her müşteri ve tedarikçi için tek bir cari kart kullanın. Hesap adı, iletişim bilgisi, vade ve gerekiyorsa kredi limiti gibi alanları baştan düzenli girin; benzer adlarla tekrar kart açmak ekstre kontrolünü zorlaştırır.
Satış belgesinde ürün, miktar, fiyat, KDV, ödeme yöntemi ve müşteri bilgisini kontrol edin. Vadeli satış müşteri hesabında alacak oluşturabilir; peşin satışta ise tahsilat kaydı aynı işlemi kapatabilir.
Satın alma kaydını tedarikçi, ürün, miktar ve maliyet bilgisiyle oluşturun. Teslim alınan ürünün stok girişinin, ödeme bilgisinin ise kasa veya banka hareketinin doğru şekilde oluştuğunu doğrulayın.
Müşteriden alınan tahsilatı veya tedarikçiye yapılan ödemeyi ilgili belge ve cari hesapla ilişkilendirin. Kısmi ödeme yapıldığında kalan bakiyeyi ekstre üzerinden takip edin.
Peşin işlemler, tahsilatlar ve ödemelerin doğru kasa ya da banka hesabına yansıdığını kontrol edin. Gün sonu kontrolü, işlem atlanması veya yanlış tutar gibi sorunları büyümeden fark etmeye yardım eder.
Belirli aralıklarla müşteri ve tedarikçi ekstrelerini, açık bakiyeleri ve dönem hareketlerini gözden geçirin. Fark varsa önce belge, tahsilat-ödeme ve kasa kayıtlarını karşılaştırın.
Ön muhasebe günlük ticari ve finansal operasyon kayıtlarını düzenlemeye odaklanır. Yasal defterler, beyannameler ve resmi muhasebe yükümlülükleri için mali müşavirinizin çalışma düzenini ayrıca değerlendirmelisiniz.
Peşin satışta satış belgesi cari etkisini oluşturabilir, tahsilat kaydı ise bu tutarı karşı hareketle kapatabilir. Bu nedenle ekstrede iki kayıt görünürken net bakiye sıfır olabilir.
En sağlıklı yaklaşım, satış, satın alma, tahsilat ve ödeme işlemlerini gerçekleştiği anda kaydetmektir. Günlük kısa kontroller ve düzenli ekstre incelemesi birikmiş fark riskini azaltır.
Ücretsiz hesap oluşturun veya stok yönetimi rehberlerini inceleyin.